Dienstleister
Der Erstkontakt entscheidet, ob daraus ein Mandat wird
Ob Agentur, Beratung oder Praxis: Die erste Anfrage kommt selten zum passenden Zeitpunkt. Der Agent nimmt sie an, ordnet sie ein und bringt sie so aufbereitet zu Ihnen, dass Sie in einer Minute entscheiden können.
Was übernommen wird
- Erstkontakt vollständig aufnehmen
- Wer ruft an, worum geht es, wie dringend ist es, wie ist die Erreichbarkeit. Statt eines Rückrufzettels bekommen Sie einen aufbereiteten Vorgang.
- Anliegen richtig einordnen
- Neuanfrage, laufender Vorgang oder Verwaltungssache — der Agent unterscheidet und leitet entsprechend weiter.
- Termine ohne Hin und Her
- Der Agent nennt freie Zeitfenster und bucht. Kein Terminvorschlag per Mail, der drei Tage unbeantwortet bleibt.
- Wiederkehrende Fragen abfangen
- Ablauf, Unterlagen, Zuständigkeit, Bearbeitungsdauer: Antworten kommen aus Ihren hinterlegten Texten, nicht aus dem Bauch.
- Jeden Kanal gleich behandeln
- Telefon, E-Mail, Chat und WhatsApp folgen derselben Logik. Egal wo jemand anfragt — dieselbe Auskunft, dieselbe Dokumentation.
Anrufer: Guten Tag, ich habe eine Frage zu meiner Einkommensteuererklärung.
Agent: Gern. Sind Sie bereits Mandant bei uns, oder ist das eine neue Anfrage?
Anrufer: Ich bin schon länger Mandant.
Agent: Danke. Inhaltliche Auskünfte zu Ihrer Erklärung darf ich nicht geben — das macht Ihre Sachbearbeiterin. Ich vereinbare gern ein Rückrufgespräch. Passt Ihnen morgen zwischen 9 und 11 Uhr?
Anrufer: Ja, das passt.
Beispielhafter Verlauf zur Veranschaulichung. Wie das Gespräch bei Ihnen läuft, legen wir gemeinsam fest.
Grenzen
Was der Agent hier nicht tut
Ein digitaler Mitarbeiter ist nur dann eine Entlastung, wenn klar ist, wo er aufhört.
- Er erteilt keine fachliche Auskunft in beratenden Berufen — keine Rechts-, Steuer- oder medizinische Beratung.
- Er nennt keine Honorare, sofern Sie keine hinterlegt haben.
- Er gibt keine Auskunft über laufende Vorgänge Dritter.
- Er nimmt keine Aufträge an, die eine Prüfung durch Sie erfordern — er bereitet sie vor.
Häufige Fragen
Dazu werden wir oft gefragt
- Wir arbeiten in einem beratenden Beruf. Ist das zulässig?
- Der Agent berät nicht. Er nimmt auf, ordnet ein und vereinbart Termine — die fachliche Auskunft bleibt bei Ihnen. Die berufsrechtliche Bewertung Ihres konkreten Einsatzes klären Sie bitte mit Ihrer Kammer oder Rechtsberatung.
- Können wir mit einem Kanal anfangen?
- Das ist sogar die Regel. Die meisten starten mit dem Telefon, weil dort am meisten verloren geht, und nehmen später weitere Kanäle dazu. Das hinterlegte Wissen gilt dann sofort auch dort.
Sprechen Sie selbst mit dem Agenten
Wir richten für Ihr Unternehmen einen Agenten ein und Sie testen ihn — bevor irgendetwas an Ihre echte Nummer geht.