KI-E-Mail-Agent
Das Postfach ist voll. Die Hälfte davon sind dieselben Fragen.
Der E-Mail-Agent liest jede eingehende Nachricht, ordnet sie ein und bereitet eine Antwort vor. Sie entscheiden, ob er selbst antwortet oder ob erst jemand draufschaut.
Was übernommen wird
- Liest jede eingehende Mail
- Eingehende Nachrichten werden erfasst, dem richtigen Verlauf zugeordnet und inhaltlich eingeordnet — Anliegen, Dringlichkeit, Zuständigkeit.
- Bereitet die Antwort vor
- Der Agent formuliert einen Antwortentwurf aus Ihrem hinterlegten Wissen, im Ton, den Sie festgelegt haben.
- Freigabe vor dem Versand — wenn Sie es so wollen
- Sie legen fest, ob der Agent selbstständig antwortet oder ob jede Antwort erst freigegeben wird. Offene Freigaben stehen im Dashboard und lassen sich mit einem Klick abschließen.
- Hält den Verlauf zusammen
- Antworten bleiben im selben Verlauf. Der Empfänger sieht einen zusammenhängenden Austausch, keine Kette von Einzelnachrichten.
- Legt Kontakte und Leads an
- Aus einer Anfrage entsteht ein Kontakt mit Anliegen und Verlauf — nicht nur eine gelesene Mail.
- Eskaliert, statt zu improvisieren
- Reklamationen, rechtliche Themen, alles Unklare: Der Agent legt eine Übergabe an, statt eine Antwort zu riskieren.
Anrufer: Sehr geehrte Damen und Herren, wir benötigen ein Angebot für die monatliche Reinigung unserer Büroräume, ca. 400 m² auf zwei Etagen.
Agent: Guten Tag, vielen Dank für Ihre Anfrage. Für ein belastbares Angebot brauchen wir drei Angaben: gewünschte Frequenz, Reinigungszeitfenster und ob Sanitärbereiche enthalten sind.
Agent: Gern nehmen wir die Details in einem kurzen Termin auf. Passt Ihnen Mittwoch, 10 Uhr?
Beispielhafter Verlauf zur Veranschaulichung. Wie das Gespräch bei Ihnen läuft, legen wir gemeinsam fest.
Grenzen
Was der Agent hier nicht tut
Ein digitaler Mitarbeiter ist nur dann eine Entlastung, wenn klar ist, wo er aufhört.
- Er verschickt nichts ohne Freigabe, wenn Sie die Freigabepflicht eingeschaltet haben.
- Er beantwortet keine Reklamationen und keine rechtlichen Themen selbstständig — das geht an einen Menschen.
- Er verschickt keine Anhänge und keine gestalteten HTML-Mails. Der Agent antwortet in Text.
- Er versendet keine Werbung und keine Massenmails.
Häufige Fragen
Dazu werden wir oft gefragt
- Muss ich mein Postfach umstellen?
- Nein. Üblich ist eine eigene Adresse für den Agenten oder eine Weiterleitung dorthin. Ihr bestehendes Postfach bleibt, wie es ist.
- Woher weiß ich, was der Agent geantwortet hat?
- Jeder Verlauf ist im Dashboard vollständig einsehbar — eingegangene Nachricht, Einordnung, Entwurf, Freigabe und versendete Antwort.
Sprechen Sie selbst mit dem Agenten
Wir richten für Ihr Unternehmen einen Agenten ein und Sie testen ihn — bevor irgendetwas an Ihre echte Nummer geht.